Gestione documentale automatizzata reparto HR | ARXivar
Esigenza
L’azienda si occupa della realizzazione, della distribuzione e della manutenzione di apparecchi di sollevamento.
Lavorando in vari settori, dato un numero elevato di dipendenti ed una rotazione abbastanza elevata degli stessi, la gestione dei documenti del dipartimento HR risulta decisamente onerosa.
Realizzazione
La soluzione va a gestire la maggior parte delle classi documentali gestite dal dipartimento HR, sia in ricezione ed archiviazione dei documenti, come:
- Carta identità
- Codice fiscale
- Permesso di soggiorno
- Certificati di malattia da PEC
- Moduli assunzione
- Infortuni
Con tutta una serie di workflow che gestiscono:
- Scadenze documenti
- Mail automatiche ad uffici interni e figure esterne (studio paghe, avvocato)
- Invio mensile dei documenti allo studio paghe per la produzione dei LUL
Con anche la produzione di documenti interni:
- Modulo variazione IBAN
- Modulo variazione indirizzo di residenza
- Modulo per tampone COVID da presentare alla farmacia con la stampa dei barcode di codice fiscale etc.. che poi la farmacia legge con lettore
- Documentazione mensa
Risultati
La gestione automatizzata dei documenti ha ridotto l’operatività dell’ufficio HR, riuscendo a gestire l’aumento del numero di dipendenti senza aumentare il carico di lavoro da parte del personale HR.