Gestione completa del processo di firma | ARXivar
Esigenza
L’azienda si occupa della produzione e distribuzione a livello mondiale di prodotti illuminotecnici di fascia alta.
L’esigenza è quella di produrre, distribuire e raccogliere le firme degli addendum al contratto di vendita in maniera veloce e puntuale.
Realizzazione
Vengono importati in Arxivar i clienti con i dati commerciali derivanti da ERP, CRM e App Commerciale.
Con Workflow, che utilizza i modelli di Arxivar, vengono creati i contratti di Addendum in Word contenenti i dati del cliente.
Successivamente il documento viene convertito in pdf e con un sistema esterno dinamico viene individuata la posizione della firma da apporre nel contratto, senza quindi passare una posizione fissa. In questa maniera, sempre tramite Workflow, viene apposto il campo modulo di tipo firma nella posizione indicata.
Su richiesta dell’utente, parte il Workflow di FES che invia la richiesta di firma degli addendum ai clienti e raccoglie i documenti firmati mandandoli in conservazione.
Risultati
Il processo automatizzato ha garantito una importante riduzione dei tempi di produzione degli addendum; sicurezza e puntualità nella consegna dei documenti da firmare e nella raccolta dei documenti firmati è diventato il nuovo plus.